Politique de confidentialité de la plateforme du centre de carrière d'HEC Lausanne

1. Introduction

L’Université de Lausanne (UNIL) attache une grande importance au respect de la vie privée des individus dont les données personnelles sont, à un moment ou à un autre, traitées dans le cadre de la relation qu’ils entretiennent avec l’Université.

L'article 15 de la Constitution du canton de Vaud (Cst-VD ; BLV 101.1) et la loi cantonale du 11 septembre 2007 sur la protection des données personnelles (LPrD ; BLV 172.65) disposent que toute personne a droit à la protection de sa sphère privée ainsi qu'à être protégée contre l’utilisation abusive des données qui la concernent.

En sa qualité de responsable du traitement lors de l’utilisation de la Plateforme du Centre de Carrière HEC (ci-après : la Plateforme), le Centre de Carrière rattaché à la Faculté des hautes études commerciales (HEC) (ci-après : le Centre de Carrière) respecte ces prérogatives.

La présente politique concerne le traitement de vos données personnelles collectées en qualité d’utilisateur de la Plateforme du Centre de Carrière.

La présente politique de confidentialité est datée du 14 septembre 2020. En créant un profil « étudiant » ou « entreprise » sur la Plateforme du Centre de Carrière vous signifiez avoir pris connaissance de cette politique de confidentialité et acceptez que nous traitions vos données personnelles tel que décrit dans la présente politique de confidentialité.

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être mise à jour de manière régulière, hypothèse dans laquelle vous en serez informé via le site http://wp.unil.ch/heccareercenter/. Tout recours à des prestations de la Plateforme du Centre de Carrière, suite à cette notification, sera considéré comme une acceptation de la dernière version de cette politique.

2. Qu’entend-on par données personnelles?

Par données personnelles, on entend toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable. Une donnée personnelle peut soit permettre de vous identifier de manière directe (par exemple vos nom et prénom) ou de manière indirecte en recoupant diverses informations vous concernant (par exemple votre numéro de téléphone).

3. Quelles sont les données personnelles traitées par le Centre de Carrière?

a) Profil «étudiant»

L’accès en ligne au profil « étudiant » sur la Plateforme du Centre de Carrière est conditionné à la création d’un compte SWITCHaai.

Toutes les organisations participant à SWITCHaai font partie du même cadre juridique. Le point commun est la description du service SWITCH edu-ID qui couvre également SWITCHaai et inclut les obligations respectives.

Certaines données personnelles du compte SWITCHaai sont automatiquement reprises et affichées sur le profil de la Plateforme du Centre de Carrière. Il est possible d’enrichir votre profil de participant avec les données suivantes :

  • Informations personnelles (nom, prénom, photo, date de naissance, langue de correspondance, rôle dans l'application, paramètres de confidentialité)
  • Adresse (courriel et adresse postale)
  • Détails du CV (programme d'études, durée, numéro d'immatriculation, expérience professionnelle, intérêts, compétences linguistiques, réseaux sociaux)
  • Paramètres de communication (inscriptions à l'abonnement, paramètres favoris, envoi de notification automatique)
  • Participation, inscription et informations sur l'inscription aux événements
  • Enregistrement des annonces d'emploi et des événements

Ces données ne peuvent pas être modifiées sur le profil de participant sur la Plateforme du Centre de Carrière mais uniquement sur le compte

Ces données personnelles sont fournies :

  • par l’utilisateur par le biais du formulaire d’inscription disponible en ligne sur la Plateforme du Centre de Carrière ou ;
  • lorsque l’utilisateur souhaite mettre à jour le profil « étudiant ».

Lorsqu’un utilisateur crée un profil « étudiant », il/elle peut modifier à tout moment l’état de visibilité des données qu’il/elle a publiées sur son propre profil. Il est ainsi possible de choisir quelles données partager avec les personnes utilisant un profil « Entreprise ». Les seules données dont l’état de visibilité ne peut pas être modifié sont les suivantes :

  • Nom
  • Prénom

Dans le profil « étudiant » sur la Plateforme du Centre de Carrière, figure également le statut de participation (présence, absence, annulation) pour toutes les événements auxquels l’étudiant·e s’est inscrit·e. L’ensemble des statuts de participation figurant sur le profil « étudiant » n’est visible que par la personne liée au profil et par le Centre de Carrière.

Les données de votre profil « étudiant » sur la Plateforme du Centre de Carrière ne sont pas mises en rapport ou interconnectées avec les données recueillies lors de sondages d’opinion menées par le Centre de Carrière.

b) Profil «entreprise»

L’accès en ligne au profil « entreprise » sur la Plateforme du Centre de Carrière est conditionné à la création d’un compte « entreprise ». Lors de la création de ce type de compte les données suivantes sont collectées ::

  • informations personnelles au nom de l'entreprise (nom, prénom, photo, langue de correspondance, rôle dans l'application, paramètres de confidentialité)
  • Adresse (courriel et adresse postale)
  • Paramètres de communication (inscriptions à l'abonnement, paramètres favoris, envoi de notification automatique)
  • Participation, inscription et informations sur l'inscription aux événements
  • Enregistrement des annonces d'emploi et des événements

Ces données peuvent être modifiées par le détenteur du compte directement sur le profil sur la Plateforme du Centre de Carrière.

Données d’utilisateur « entreprise » de la Plateforme du Centre de Carrière

Lors de l’utilisation de la Plateforme du Centre de Carrière, les données personnelles suivantes sont collectées :

  • Nom d’entreprise
  • Nom du contact principal
  • Titre
  • Adresse e-mail
  • Langue
  • Numéro de téléphone portable
  • Nom du contact secondaire
  • Titre
  • Adresse e-mail
  • Langue
  • Numéro de téléphone portable

En plus de ces informations, nous pouvons avoir besoin des informations suivantes:

  • Nom du compte
  • Adresse : rue, code postale, ville et pays
  • IBAN
  • SWIFT
  • Numéro de compte
  • Clé bancaire
  • Pays de la banque

Ces données sont fournies :

  • par le biais du formulaire d’inscription disponible en ligne sur la Plateforme du Centre de Carrière, ou
  • lorsqu’une mise à jour du profil « entreprise » est désirée

Dans votre profil « entreprise » sur la Plateforme du Centre de Carrière, figure également le statut de participation (présence, absence, annulation) pour toutes les événements auxquels vous vous êtes inscrit·e.

4. Dans quels buts les données personnelles sont-elles traitées par le Centre de Carrière?

a) Profil «étudiant»

Les données personnelles issues du profil « étudiant » sur la Plateforme du Centre de Carrière sont traitées par le Centre de Carrière dans les buts suivants :

  • Organisation d’événements du Centre de Carrière ;
  • Organisation de séances individuelles avec les Conseiller.e.s du Centre de Carrière
  • Envoi, par le biais d’e-mails d’invitation, d’informations sur les nouveaux événements du Centre de Carrière ;
  • Envoi d’e-mail d’information contenant des actualités sur la Plateforme du Centre de Carrière, de votre profil « étudiant » ou du Centre de Carrière ;
  • Création d’une liste de personnes souhaitant participer aux événements organisés par le Centre de Carrière;
  • Envoi d’informations relatives à une inscription à un événement du Centre de Carrière ou à une séance individuelle avec les Conseiller.e.s du Centre de Carrière (p. ex. annulation d’un événement, oubli d’une signature sur un document officiel lors d’une participation, etc.) ;
  • Prise de contact par e-mail si des données sur le profil devaient être erronées ainsi que demande de rectification de ces données erronées. Sur demande ou confirmation de la personne ayant le profil « étudiant », le Centre de Carrière peut modifier les données erronées en question.

Les différents traitements effectués avec vos données personnelles correspondent à l’accomplissement de tâches du Centre de Carrière, notamment de préparer les gradués de la Faculté des HEC aux professions nécessitant une formation académique. Les données personnelles ne sont en aucun cas vendues à des tiers, en particulier à des fins de marketing ou promotionnelles.

Des analyses sur les données des personnes ayant un profil « étudiant » sur la Plateforme du Centre de Carrière peuvent être effectuées pour connaître les caractéristiques des profils « étudiants » présents sur la Plateforme du Centre de Carrière. Celles-ci sont toutefois réalisées sur des données entièrement anonymisées.

b) Profil «entreprise»

Les données personnelles issues du votre profil « entreprise » sur la Plateforme du Centre de Carrière sont traitées par le Centre de Carrière dans les buts suivants :

  • Organisation d’événements du Centre de Carrière ;
  • Envoi, par le biais d’e-mails d’invitation, d’informations sur les nouveaux événements du Centre de Carrière ;
  • Envoi d’e-mail d’information contenant des actualités sur la Plateforme du Centre de Carrière, de votre profil « entreprise » ou du Centre de Carrière ;
  • Création d’une liste d’entreprises souhaitant participer aux événements organisés par le Centre de Carrière;
  • Envoi d’informations relatives à une inscription à un événement (p. ex. annulation d’un événements ou d’autres informations concernant un changement d’organisation, etc.) ;
  • Prise de contact par e-mail si des données sur le profil devaient être erronées ainsi que demande de rectification de ces données erronées. Sur demande ou confirmation de la personne ayant le profil « entreprise », le Centre de Carrière peut modifier les données erronées en question.

5. A qui vos données personnelles sont-elles communiquées par le Centre de Carrière?

Les données personnelles des utilisateurs disposant d’un profil « étudiant » sont communiquées via la Plateforme du Centre de Carrière aux utilisateurs disposant d’un profil « entreprise » dans les situations suivantes :

  • Organisation d’événements ;
  • Recrutement pour des postes de travail ou de stage;
  • Envoi, par le biais d’e-mails, d’informations sur les événements publiés sur la Plateforme du Centre de Carrière et auxquels l’utilisateur/trice étudiant·e s’est inscrit.e ;
  • Envoi, par le biais d’e-mails, d’informations concernant les procédures de recrutement liées aux offres d’emploi ou de stage publiées sur la Plateforme du Centre de Carrière et auxquelles l’utilisateur/trice « étudiant » a postulé
  • Création d’une liste de personnes souhaitant participer aux événements organisés par la même entreprise ;

Lorsque vous vous inscrivez à un événement publié sur la Plateforme du Centre de Carrière, ce dernier peut transmettre vos données personnelles aux personnes mettant en œuvre le même événement à des fins de vérification de présence et de vérification de l’identité des participant·e·s.

Les données personnelles traitées par la Plateforme du Centre de Carrière sont uniquement utilisées dans le but d'organiser des événements et de faciliter l’entrée des étudiants sur le marché du travail et ne sont pas transmises à des tiers n’ayant pas de profil « entreprise » sur la Plateforme, à moins que vous ayez donné expressément votre consentement à cette communication.

Le Centre de Carrière peut être amené à divulguer vos données personnelles dans le cadre d’une procédure civile, pénale ou administrative, à la demande d’une autorité judiciaire ou administrative ou pour se conformer à une obligation légale.

6. Comment les données personnelles sont-elles protégées par le Centre de Carrière?

Le Centre de Carrière met tout en œuvre pour assurer la sécurité des données personnelles et éviter ainsi tout accès, utilisation, modification ou divulgation illicite de ces dernières. Le Centre de Carrière veille dans la mesure du possible à ce que tout tiers auquel les données personnelles sont communiquées les traitent de manière sécurisée pour en assurer la confidentialité et l’intégrité.

La base de données de la Plateforme du Centre de Carrière est stockée sur un serveur sécurisé de l’UNIL. Tout accès aux données personnelles de la Plateforme du Centre de Carrière est soumis à l’utilisation d’un mot de passe individuel.

7. Comment modifier et supprimer les données personnelles?

À tout moment, il y a la possibilité de consulter le profil « étudiant » ou « entreprise » sur la Plateforme du Centre de Carrière et de vous désabonne de la plateforme du centre de carrière ou de modifier les informations vous concernant sur le profil « étudiant » ou « entreprise » en cliquant sur le lien « Consulter ou modifier vos données ».

Veuillez noter qu’un certain nombre de données (prénom et nom de famille, adresse e-mail, numéro de téléphone et date de naissance) peuvent uniquement être modifiées sur votre compte SWITCHaai. Toute modification de données sur SWITCHaai entraine une reprise automatique des modifications sur votre profil de participant.

8. Durée de conservation des données personnelles

Les données «étudiant» et «entreprise» sont conservées par le Centre de Carrière jusqu'à (a) la fermeture du compte de l'étudiant / entreprise et (b) suite à l'expiration naturelle du compte «étudiant» lorsque l'adresse UNIL n'est plus valide (6 mois après l'obtention du diplôme).

Conformément à l’art. 25 LPrD, toute personne peut demander à d’avoir accès à ses données personnelles, demander leur mise à jour, leur rectification ou leur destruction. Pour une telle demande, vous pouvez contact le Centre de Carrière en envoyant un e-mail à : hec.careers@unil.ch.

9. Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, vous pouvez vous adresser à: hec.careers@unil.ch

Dernière révision : octobre 2020